سياسة حفظ وإتلاف البيانات الشخصية

ملاحظة: هذه ترجمة عربية لأغراض إعلامية. في حال أي تعارض، يسود النص التركي الأصلي لهذه الوثيقة.

سياسة حفظ وإتلاف البيانات الشخصية لدى ÜRMAKSAN — ورقة معلومات

اسم الوثيقة:
ÜRMAKSAN MAKİNE İNŞAAT TAAHÜT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞTİ. — سياسة حفظ وإتلاف البيانات الشخصية.

الجمهور المستهدف:
جميع الأشخاص الطبيعيين غير موظفي Ürmaksan الذين تعالج الشركة بياناتهم الشخصية.

أعدّتها:
لجنة حماية البيانات الشخصية لدى Ürmaksan Makine İnşaat Taahüt Sanayi ve Ticaret Limited Şti.

الإصدار: 2.0

اعتمدها:
Ürmaksan Makine İnşaat Taahüt Sanayi ve Ticaret Limited Şti.

تاريخ النفاذ:
01/05/2024

1 غرض السياسة

الغرض الرئيسي من هذه السياسة هو تحديد الأساليب الأساسية لمحو البيانات الشخصية أو إتلافها أو جعلها مجهولة الهوية عندما تزول الأسباب الموجبة لمعالجتها، رغم أنها عولجت وفقاً لقانون حماية البيانات الشخصية والتشريع ذي الصلة. ويهدف ذلك إلى ضمان تنفيذ العمليات بشكل منهجي داخل Ürmaksan وضمان الشفافية تجاه موظفينا ومرشحي التوظيف والمتدربين ومساهمي الشركة ومسؤوليها والزوار وموظفي الشركات التي نتعاون معها وجميع من تُعالَج بياناتهم. والهدف تحقيق الامتثال الكامل للتشريع في أنشطة الحماية والحفظ والإتلاف.

1.2 نطاق السياسة

أُعدّت هذه السياسة لتُطبَّق على موظفينا ومرشحي التوظيف والمتدربين ومساهمي الشركة ومسؤوليها والزوار وموظفي الشركات التي نتعاون معها أو نتلقى منها خدمات، وجميع الأطراف الثالثة الذين تُعالَج بياناتهم. وتُطبَّق حيث تعالج شركتنا البيانات كلياً أو جزئياً بوسائل آلية، أو بوسائل غير آلية شريطة أن تشكّل جزءاً من نظام حفظ بيانات. وإذا لم تكن البيانات ضمن نطاق «البيانات الشخصية» أو لم تُنفَّذ المعالجة بالوسائل المذكورة، فلا تُطبَّق هذه السياسة.

1.4 تطبيق السياسة والتشريع ذي الصلة

تُطبَّق الأحكام القانونية السارية بشأن حفظ وإتلاف البيانات الشخصية أولاً. وفي حال أي تعارض بين التشريع والسياسة، تقبل شركتنا أن يسود التشريع الساري. وقد صيغت السياسة بتجسيد قواعد التشريع ضمن ممارسات Ürmaksan.

2) مدد الاحتفاظ بالبيانات الشخصية

حيث ينص التشريع على مدة، تحتفظ Ürmaksan بالبيانات لتلك المدة. وحيث لا توجد مدة مقررة، تُعالَج البيانات للمدة اللازمة وفقاً لممارسات الشركة المرتبطة بالخدمات المقدَّمة وطلبات الجهات المختصة في القطاع المنظَّم والأعراف التجارية، ثم تُحذف أو تُتلف أو تُجعل مجهولة الهوية. ويرد التفصيل في القسم 5. وعند انتهاء غرض المعالجة وانقضاء مدد الاحتفاظ، قد تُحفظ البيانات فقط لأغراض الإثبات في نزاعات محتملة أو للمطالبة بحق أو لإقامة دفاع، مع تقييد الوصول لذلك الغرض فقط.

3) الشرح القانوني لالتزام الحفظ والمحو والإتلاف وجعل البيانات مجهولة الهوية

وفقاً للمادة 138 من قانون العقوبات التركي والمادة 7 من قانون حماية البيانات الشخصية، تُمحى البيانات أو تُتلف أو تُجعل مجهولة الهوية — بقرار من شركتنا أو بناءً على طلب صاحب البيانات — عندما تزول أسباب المعالجة. وعند ورود طلب من صاحب البيانات، تُراجع وفقاً لسياسة Ürmaksan ذات الصلة، ويُختار أنسب أسلوب (محو أو إتلاف أو إخفاء هوية)، وتُنفَّذ العملية ويُبلَّغ صاحب البيانات.

3.1 تقنيات المحو والإتلاف وجعل البيانات مجهولة الهوية

تُنفَّذ وفقاً للائحة والإرشادات الصادرة عن مجلس حماية البيانات الشخصية. ومن أبرز أساليب المحو/الإتلاف المستخدمة:

1. الإتلاف المادي: للبيانات المعالجة بوسائل غير آلية ضمن نظام حفظ؛ تُتلف مادياً بحيث لا يمكن استخدامها لاحقاً.
2. الحذف الآمن من البرمجيات: للبيانات الرقمية المعالجة آلياً؛ تُحذف بطريقة تجعل استعادتها متعذّرة.
3. الحذف الآمن بواسطة خبير: قد تستعين Ürmaksan بخبير لحذف البيانات بأمان نيابة عنها.

3.2.1 تقنيات جعل البيانات مجهولة الهوية

يعني جعل البيانات مجهولة الهوية جعلها غير قابلة للارتباط بشخص طبيعي محدد أو قابل للتحديد بأي شكل، حتى بمطابقتها مع بيانات أخرى. ووفقاً للمادة 28، يجوز معالجة البيانات مجهولة الهوية لأغراض البحث والتخطيط والإحصاء خارج نطاق القانون ودون موافقة صريحة. ومن الأساليب الشائعة:

1. الإخفاء (Masking): إزالة المعلومات التعريفية الرئيسية من مجموعة البيانات.
2. التجميع (Aggregation): تجميع كمية كبيرة من البيانات بحيث يتعذّر ربطها بفرد.
3. الاشتقاق (Data Derivation): إنشاء محتوى أعم من محتوى البيانات.
4. الخلط (Data Shuffling): خلط القيم داخل المجموعة لكسر الرابط مع الأفراد.

4. مدد الحفظ والإتلاف

4.1 يبيّن الجدول أدناه أطول المدد المطبَّقة بحسب الفئة.

5) أحكام ختامية

تدخل هذه السياسة حيّز النفاذ بموافقة نائب المدير العام لشؤون الأفراد والثقافة. وأي تعديل يخضع لموافقة لجنة حماية البيانات الشخصية. وتُراجع السياسة مرة سنوياً على الأقل وتُحدَّث عند الحاجة. وفي حال التعارض مع التشريع الساري بشأن حماية ومعالجة البيانات الشخصية، يسود التشريع. وتُنشر السياسة على موقع الشركة (www.urmaksan.com) وتكون في متناول أصحاب البيانات.